Geen enkel bedrijf bleef onaangetast door de coronacrisis (COVID-19) en virtuele vergaderingen zijn een essentieel onderdeel geworden van het moderne zakenleven om productiviteit en continuïteit te garanderen. Deze vergaderingen vormen een kosteneffectieve manier om meerdere vestigingen op één lijn te krijgen, werknemers op afstand betrokken te houden en contact te blijven houden met klanten en leveranciers.
Hoewel virtuele vergaderingen waarschijnlijk al enige tijd onderdeel van de bedrijfsvoering zijn, is het toch mogelijk dat je af en toe de ongeschreven regels breekt. Etiquette voor virtuele vergaderingen verschilt aanzienlijk van die voor persoonlijke vergaderingen, zoals veel mensen ondertussen al hebben ervaren!
Volg daarom de volgende zeven eenvoudige etiquetteregels en tips voor virtuele vergaderingen om productieve en professionele gesprekken te garanderen.
1. Blijf van het toetsenbord af
Of je nu ijverig notities maakt of stiekem chat met een collega: de geluiden van het toetsenbord leiden de aandacht af. Niet alleen de aandacht van de andere deelnemers (omdat de interne microfoon van je laptop vlak bij het toetsenbord zit), maar ook die van jou, waardoor je niet echt nut hebt van de vergadering. Gebruik een goede headset of maak aantekeningen met pen en papier.
Producttip: laat GoTo Meeting notities maken! Onze Smart Assistant maakt automatisch transcripties van vergaderingen, zodat jij je aandacht kunt richten op wat er wordt gezegd, niet op wat je moet opschrijven. Na afloop van de vergadering kun je eenvoudig zoeken naar trefwoorden in de transscriptietekst en de content delen via een link
2. Draag gepaste kleding
Een van de leuke dingen van op afstand werken, is dat je echt zelf mag weten wat voor kleding je draagt. Heerlijk toch? Maar je collega’s hoeven je niet in pyjama en met net-uit-bed-look te zien. (Tenzij het als grap bedoeld is en iedereen ermee instemt.)
Doe een schoon overhemd of T-shirt aan en borstel je haar. Als je jezelf zo voorbereidt op werken op afstand, ben je ook gelijk productiever.
3. Let op je omgeving
Je collega’s luisteren niet naar je ideeën en nemen je niet serieus als er achter je een stapel vuile was ligt. Let ook op de belichting, zodat het niet lijkt of je in een grot werkt.
Pas je werkplek aan zodat je met je gezicht naar een raam zit of er anderszins genoeg licht is. En zorg dat de achtergrond er gepast en professioneel uitziet! Denk hierbij aan:
- Geen (al dan niet onopgemaakt) bed op de achtergrond
- Geen rommelige kamer of openstaande volgepropte kasten
- Geen afbeeldingen die ongeschikt zijn voor het werk
Hoewel kinderen en huisdieren heel schattig kunnen zijn, zitten je collega’s niet te wachten op schreeuwend kroost of blaffende honden. Voorkom dus lawaai, en …
4. Demp het geluid van de microfoon wanneer je niet spreekt
Er is niets irritanter dan echogeluiden van verschillende microfoons. Meld je daarom altijd aan bij een vergadering met het geluid van de microfoon gedempt.
Tenzij je alleen woont, is het bij je thuis waarschijnlijk best lawaaierig. Door het geluid te dempen als je niet spreekt, kunnen andere deelnemers hun zegje doen zonder te worden afgeleid of gefrustreerd te raken.
5. Laat je horen
Wanneer je deelneemt aan een kleine vergadering (twee tot vijf personen), laat dan even weten dat je er bent. Het is wat vreemd als een geluid aangeeft dat iemand zich bij de vergadering heeft gevoegd en er vervolgens alleen stilte te horen is. Zeg hallo en stel je even voor, maar dan wel zonder iemand in het betoog te storen.
Laat jouw stem ook goed horen! Je team wil je graag goed kunnen verstaan zonder de oren te hoeven spitsen of het volume helemaal open te zetten.
6. Eet niet
Eet snacks voorafgaand aan de virtuele vergadering. Niemand wil zien hoe jij je volpropt met chips terwijl er belangrijke zaken worden besproken. Het leidt niet alleen de aandacht van de andere deelnemers af maar ook die van jou, omdat je moet opletten dat je toetsenbord niet onder de kruimels komt te zitten.
7. Blijf zitten en blijf aanwezig
Het kan verleidelijk zijn om even je inbox te controleren of een gesprekje te voeren als de vergadering wat saai is, maar doe dat niet! Anders mis je net belangrijke informatie of een kans om jouw input te geven. Als je een webcam gebruikt, is lichaamstaal van belang: zit rechtop, maak geen rare bewegingen en laat je ogen niet dwalen.
Zodra je deze etiquette voor vergaderingen onder de knie hebt, heb je met deze acht essentiële tips optimaal profijt van virtuele vergaderingen.